Als je in de bouwsector werkt en een of meerdere bouwprojecten naast elkaar hebt lopen, weet je dat hier veel bij komt kijken. Zo heb je veel te maken met verschillende soorten documenten: onder andere contracten, budgetten, bouwtekeningen, bouwvergunningen, kostenramingen, foto’s en video’s, contracten met onderaannemers, veiligheidsdocumenten, werkorders, verzekeringsdocumenten, opleveringsdocumenten en documenten met betrekking tot de kwaliteit en communicatie. Tot voor kort werden al deze documenten op papier bewaard, in mappen. Het zoeken naar een bepaald document nam echt wel een behoorlijke tijd in beslag. Gelukkig is er nu bouwsoftware ontwikkeld, waarmee we dit soort documenten digitaal kunnen bewaren en beheren.
Jouw bouwdocumenten goed bewaren en beheren
Bij ieder project moet je documenten bewaren, bij het ene project meer dan bij het andere project. Maar hoeveel documenten je ook nodig hebt, je moet ze wel goed bewaren en delen met andere partijen. Voorheen waren dit papieren documenten die we in mappen bewaarden. Het kostte veel tijd om ze op te zoeken,het delen met anderen was een uitdaging en het risico bestond dat het niet de laatste versie van een document was. Vooral als je meerdere projecten naast elkaar had lopen. Tegenwoordig is dat natuurlijk anders, want alles gaat digitaal. Met speciale bouwsoftware kun je al deze documenten digitaal bewaren, beheren en delen met andere betrokken partijen. Er raken geen documenten meer kwijt en je hebt de benodigde documenten in een mum van tijd.
Het digitaal beheren van je documenten doe je in een CDE
Nu beginnen je oren vast te klapperen, want: wat is CDE? Dat leggen we je uit. Hierboven hadden we het al even over bouwsoftware. CDE staat voor Common Data Environment en vormt vaak de basis voor bouwsoftware. Hierin kun je gemakkelijk alle data rondom jouw projecten op een veilige manier digitaal beheren. Hierin kun je bijvoorbeeld documenten als tekeningen of BIM-bestanden beheren, maar ook pdf-documenten. Het is een veilig systeem waarbij je personen toegang kunt geven tot bepaalde documenten en nog belangrijker: je kunt ook voorkomen dat bepaalde mensen documenten zien. Het is namelijk niet de bedoeling dat alle documenten door iedereen worden gezien. Je kunt dus zelf bepalen wie bevoegd is om de informatie te bekijken en wie niet.
Bouwsoftware is onmisbaar als je je bedrijf wilt opschalen
Als je gebruik maakt van dit soort bouwsoftware, wordt het een makkie om meerdere projecten naast elkaar te managen. Je hebt namelijk alles overzichtelijk geordend per project en kunt binnen een paar seconden de juiste documenten tevoorschijn toveren. Alle betrokken partijen hebben toegang tot alle actuele informatie die betrekking heeft op een bepaald project, waardoor het samenwerken een stuk soepeler verloopt. Dat is belangrijk, want als de samenwerking stroef loopt, wordt het lastiger om je bedrijf op te schalen. Je verliest sneller het overzicht en fouten sluipen er sneller in. Dus als je je bedrijf wilt opschalen, is het cruciaal om bouwsoftware aan te schaffen. Zonder goede software lukt het misschien ook, maar hoogstwaarschijnlijk met een stuk meer administratie en hoofdpijn.
